10 ошибок заказчиков при отделке офиса

Во время отделки офисного помещения бывает, что заказчик берет на себя функции управляющей компании, чтобы сэкономить. При этом, даже в крупных организациях, имеющих внутреннюю службу эксплуатации, крайне редко есть специализированные подразделения, которые смогут квалифицированно организовать и проконтролировать процесс ремонтных работ. Зачастую функцию управления на себя берет административный директор. Однако, отсутствие необходимых компетенций и времени может помешать самостоятельному ведению проекта, привести к срыву сроков и увеличению бюджета строительства. Об основных ошибках Заказчиков рассказал генеральной директор управляющей компании ООО «Эс Эй Риччи ПМ» (KUBRAVA PROJECT MANAGEMENT™) Руслан Кубрава.

1. Первой и основной ошибкой заказчиков можно назвать переоценку собственных сил и желание самостоятельно руководить проектом. Чаще всего Заказчик изначально неправильно оценивает свои возможности с точки зрения трудовых и временных ресурсов, а также необходимого объема компетенций, и иногда обращается к профессиональной управляющей компании только после появления определенных проблем (финансовых, технических, организационных). Такой подход усложняет ход работы над проектом, мешает правильной организации работы с проектными рисками, и зачастую приводит к последствиям, которые уже невозможно исправить — сорванные сроки, превышение бюджета, низкое качество инженерных решений и строительно-монтажных работ.

2. На этапе составления Технического задания Заказчик может не обладать должной компетенцией, чтобы самостоятельно грамотно прописать задание и учесть все нюансы. В ситуации, когда техническое задание не проработано квалифицированными инженерно-техническим персоналом, в лучшем случае появляются дополнительные работы, растет срок и стоимость проекта. А в худшем, реализованные решения не отражают ожидания и потребности пользователей — не хватает воздуха, холода, света и т.п., и не могут уже быть улучшены.

3. Заказчик может значительно осложнить ход реализации проекта, разбив его на множество подрядчиков, в том числе, по разным системам. Чаще всего такая ситуация происходит на объектах с большой площадью. В итоге возникают вопросы по разграничению доступа и ответственности, трудности в согласовании, нарушение последовательности работ и срывы сроков, в зависимости от компетенции подрядчиков результат работы может отличаться по качеству исполнения, или делать невозможным производство смежных работ, что, в свою очередь, приводит к необходимости выполнения дополнительных работ.

4. Желание сэкономить и непонимание технологических процессов заставляют Заказчика выбирать самое дешевое предложение во время проведения тендера, при этом он не обращает внимание на характеристики материалов и оборудования или квалификацию поставщика услуг. В итоге страдает качество, и запланированные показатели могут быть недостижимы даже после доработок или частичной замены неверных решений.

5. Еще одной ошибкой при подборе материалов можно назвать невнимательное отношение к смете проекта. Заказчик может не знать тонкостей или не в полном объеме изучить смету, доверившись архитектору или подрядчику, которые могут пропустить позиции спецификации, ошибиться по кол-ву или заложить более дорогие материалы и оборудование, которым можно найти аналоги и сэкономить.

6. При составлении технического задания и поиске подрядчиков Заказчик может не учитывать требования БЦ к правилам доступа и организации работ в здании. Такие требования могут повлечь увеличение стоимости или сроков проведения работ.

7. Заказчик игнорирует или считает несущественными требования норм и правил надзорных органов. Риск приостановления возможности пользования объектом и последующей переделки, в случае проверки и получения соответствующих предписаний, обычно несоразмерен с возможными преимуществами такого пренебрежения.

8. Заказчик не обладает необходимыми компетенциями организации проверки и приемки строительно-монтажных работ. В этом случае приемка проводится визуально по принципу «вижу, что сделано» или «вижу, что работает». Реальный объем выполненных работ, их качество, а также соответствие проектной документации не проверяются и, зачастую, Заказчик оплачивает существенную часть работ, которая не выполнялась.

9. Ошибки возникают и при подборе помещения для будущего офиса. Может произойти ситуация, когда заказчик не верно рассчитывает площадь помещения и не учитывает нагрузку на инженерные коммуникации. В итоге выделенных для обеспечения энергоресурсов может быть недостаточно для организации работы необходимого количества персонала и посетителей. Также ограничителем в возможностях планирования помещений могут быть требования специальных технических условий.

10. Заказчик не прислушивается к обоснованным и подтвержденным фактам/документам (касательно, рисков, сроков, стоимости, номинированных подрядчиков и т.п.), что приводит к возникновению дополнительных организационных и финансовых проблем в ходе реализации проекта.

Перечисленные ошибки напрямую влияют на все аспекты проекта – качество, сроки и бюджет, а желание Заказчика сэкономить превращается в дополнительные траты на исправление ошибок. В итоге самостоятельного управления заказчик не просто рискует не завершить проект вовремя, но и нарушает текущие бизнес-процессы компании.