Workspace strategy для эффективного офиса

“Главная цель workspace strategy – создание эффективного рабочего пространства, которое полноценно отвечает целям и стратегиям компании.”

В последнее время услуга по организации рабочего пространства – workspace strategy – становится все более популярной на рынке офисной недвижимости. Компании ищут новые возможности и подходы для того, чтобы повысить эффективность бизнеса. Директор S.A. Ricci Project Management Руслан Кубрава рассказал Officenext о том, каким организациям нужна эта услуга и каких результатов можно ждать от ее внедрения.

– Руслан, расскажите, зачем нужна стратегия организации рабочего пространства и как она способствует развитию компании?

Руслан Кубрава: За последние годы было проведено множество исследований, доказывающих, что грамотная организация рабочего пространства помогает оптимизировать бизнес-процессы, создает комфортную среду для деятельности и является дополнительным фактором для привлечения не только новых сотрудников, но и клиентов. Между эффективной организацией пространства и производительностью труда существует прямая зависимость. Поэтому, как бы излишне рационально это ни звучало, но компании просто поняли возможность монетизации таких инвестиций, что в свою очередь повлекло за собой популяризацию самой услуги.

– А каким образом это решение поможет компаниями повысить производительность?

Р.К.: Существует определенная динамика развития рынка офисной недвижимости и в целом она соответствует циклам роста компаний. Изначально большинство офисов создавалось на основе кабинетной системы, потом на смену пришёл тотальный open space, главной целью которого была экономия затрат по аренде. На сегодняшний день многие компании пришли к пониманию, что грамотно продуманное и реализованное офисное пространство может вдохновлять сотрудников, усиливать коллаборацию между департаментами и существенно помогать в командной работе. Поэтому все чаще внедряются зоны для неформального общения, где коллеги могут отдохнуть, перезагрузиться, пообщаться, оперативно решить какие-то важные рабочие вопросы или заняться нетворкингом.

Главная цель workspace strategy – создать эффективное рабочее пространство, которое будет отвечать целям и стратегиям компании, а также обеспечит сотрудников оптимальными условиями для продуктивной работы в зависимости от характера их деятельности.

Для успешных международных компаний эффективные рабочие места – хороший способ повысить качество внутренних процессов. Многие бизнес-гиганты предлагают для сотрудников особые типы рабочих мест – пространство для участия, где инфраструктура иммерсивна и ориентирована исключительно на пользователя. Менеджмент таких организаций четко понимает: когда сотрудникам удобно и комфортно работать в офисном пространстве, они будут показывать лучшие результаты. Например, в результате проекта по обновлению головного офиса Coca-Cola European Partners в Швеции в 2014 году количество сотрудников компании, которые гордятся приводить посетителей в новый офис, увеличилось на 62,3% (согласно данным Leesman). В качестве другого результата трансформации отмечается улучшение корпоративной культуры и отношений с клиентами.

Продолжая тему исследований, необходимо отметить, что именно изучение производительности в рамках однообразной и разнообразной типологии решений для работы позволили сделать вывод о необходимости совмещения разных подходов. Такая стратегия ведет к повышению эффективности.

– Какова стратегия данной услуги в вашей компании?

Р.К.: Мы проанализировали лучшие западные практики по организации офисных пространств, исследовали разные методологии, чтобы создать такое предложение и сделать его качественным. Важно, что наше решение помогает клиентам получить максимально кастомизированное рабочее пространство, которое ответит потребностям сотрудников каждого конкретного структурного подразделения. Это решение индивидуально и будет эффективным именно в той компании, для которой мы его разработали. Стратегия, которую мы предлагаем, учитывает не только базовые параметры вроде отрасли и количества работников, но и стратегические задачи, текущие бизнес-процессы, характерные для данной конкретной организации. Именно благодаря такому системному подходу и достигается высокий результат. Для того, чтобы максимально четко понимать суть процессов и обеспечить качество услуги, мы проводим детальный аудит.

– Что входит в данную услугу? Какие документы получает заказчик?

Р.К.: Аудит существующего офиса и будущей локации, сбор и систематизация имеющихся данных, разноформатные опросы и воркшопы, обработка, анализ и интерпретация полученных данных. В результате клиент получает детальный отчёт, который содержит подробную аналитическую часть, информацию о рекомендуемой типологии и примеры релевантных решений, расчёт потребности в площадях для организации пространства, а также планировочное решение для каждой конкретной зоны. Дополнительно мы разрабатываем детальный график реализации и бюджет проекта.

Наш опыт показывает – чтобы получить хороший результат, совсем недостаточно задать заказчику традиционные вопросы, что у вас происходит и что вам нужно. Необходимо через детальные, структурные опросы и исследования проводить глубокий анализ функциональных связей и логистических потоков компании. Кроме того, нужно обладать определенными знаниями, которые помогут корректно и системно интерпретировать результат.

– Каковы результаты грамотной организации рабочего пространства в офисах?

Р.К.: Главный результат – повышение производительности труда, удовлетворенности сотрудников и, как следствие, эффективности бизнес-процессов.

В середине 2018 года компания Leesman провела исследование среди более 400 000 сотрудников, работающих в 3000 локациях по всему миру. Согласно полученной аналитике ключевую роль в формировании настроений сотрудников играют индивидуальная работа, небольшие перерывы, обучение у коллег и запланированные встречи. В другом исследовании этой же компании говорится, что наличие разнообразных типов рабочей среды, неформальных зон для общения, и общего декора увеличивает привлекательность компании для потенциальных сотрудников в среднем на 30%.

Кроме того, ряд новых решений, к примеру, desk sharing, помогают существенно оптимизировать площади. Благодаря актуальным принципам организации работы нет необходимости создавать стандартное место для каждого сотрудника, эффективнее направить инвестиции для создания зон для командной работы, неформального общения и быстрых коммуникаций. В целом, при грамотном подходе, это позволит значительно сократить затраты на аренду.

– Есть ли какая-то корреляция между размером компании и востребованностью этого решения?

Р.К.: Скорее всего вопрос не в размере компании, а в понимании отличия хорошего костюма от униформы. И то, и другое – одежда, но задачи решают разные.

Те организации, которые хотят не просто переехать в новый офис или реорганизовать существующее пространство, а настроены на стратегические перемены на фоне быстро меняющегося рынка, в том числе путем вовлечения сотрудников в этот процесс, – определённо наши клиенты.

Источник – https://officenext.ru/orientir/article_42668_workspace-strategy-dlya-effektivnogo-ofis