Офис по стратегии: как создать

Руслан Кубрава, директор S.A. Ricci Project Management, рассуждает о том, как создать качественный офис, основываясь не только на требованиях клиента, но и на глобальной стратегии организации офисных пространств.

Сегодня, чтобы создать качественный офис, одного проекта и подрядчика уже не достаточно. В России постепенно распространяется услуга workspace strategy: западный метод организации эффективного рабочего пространства, основанный не только на требованиях заказчика, а на полноценной стратегии организации офиса. Чем отличается эта услуга от привычного подхода, рассказывает директор S.A. Ricci Project Management Руслан Кубрава.

Офисный прогресс

Один из основных вопросов, на которых отвечает workspace strategy – почему сегодня мы не можем, как раньше, просто нарисовать планировку офиса, учитывая профиль сотрудников и тип помещений, сделать классическую рассадку и подключить коммуникации. Ответ прост – потому что больше это не работает. Офисы, изначально кабинетной планировки, постепенно превращались в тотальные опен-спейсы, главной целью которых стала экономия затрат арендатора. Но современные исследования показывают, что такой офис уже не поможет компании преуспеть в борьбе за компетентные кадры – люди воспринимают свою работу не как способ заработка, а как вдохновляющее призвание, и обстановка должна соответствовать их мироощущению. Согласно исследованиям Great Place to Work®, более половины сотрудников во всем мире недовольны своими условиями труда. Люди недостаточно продуктивны и, как следствие, бизнес недостаточно эффективен. В то же время, уже и на российском рынке существуют компании, которые создают оптимальные условия для своих сотрудников, независимо от сферы их деятельности, страны размещения и количества рабочих мест. Такой бизнес объединяет главное: это компании с высоким уровнем доверия работников. Согласно проведенным исследованиям, в компаниях, построивших свой офис на принципах workspace strategy, 86% сотрудников планируют проработать как можно дольше, 88% сотрудников работают более продуктивно, чем требуется, а 86% сотрудников эффективно работают в командах. Поэтому workspace strategy позволяет не просто определиться с типом помещения для офиса, а создать такую организацию пространства, которая будет идеальной для глобальных задач и целей конкретной компании.

Когда чек-листа не достаточно

Перед работой над новым офисом подрядчики часто просят заказчиков заполнить чек-лист: список ключевых пожеланий и требований компании, которые нужно реализовать в новом пространстве. Однако чек-лист – это то, каким офис хочет видеть заказчик; стратегия организации рабочих зон – решения, которые помогут сделать офис эффективным. Часто происходит так, что заказчик мыслит в определенной парадигме, не осознавая, что можно совершенно иначе организовать рабочие зоны и достичь максимально положительного эффекта для продуктивной работы компании. Поэтому одного чек-листа недостаточно, нужно мыслить шире и проводить более подробный анализ, выходящий за рамки традиционных опросов. По пути создания офиса с учетом workspace strategy уже пошли мировые компании-лидеры в своей индустрии: Cisco, Hilton, Salesforce и другие. Более 90% их сотрудников называют свои офисы лучшим местом для работы. Дело в том, что самые эффективные офисы в мире постоянно предлагают особый тип рабочих мест – пространство для участия, где инфраструктура создается и ориентирована на пользователя. Суть создания офиса по стратегии – в методологии подхода. В условиях, когда качество офиса реально влияет на привлекательность компании для потенциальных сотрудников, а инженерные решения способны повысить продуктивность их работы на 30%, нельзя ограничиваться стандартными предложениями и устаревшими методологиями мебельных компаний, теряя при этом возможность создания по-настоящему эффективного офиса. Workspace strategy должна разрабатываться опытными консультантами, владеющими методологиями и способными грамотно их применять на практике, кастомизировать и интерпретировать при работе с каждым новым заказчиком. По сути это работа на стыке аналитики, психологии и проектирования: каждая из этих дисциплин в равной степени значима для формирования эффективного пространства – такого, в котором каждому сотруднику будет комфортно работать.

Стратегия для работы

Workspace strategy – услуга, которая поможет создать эффективное рабочее пространство так, чтобы офис был не просто удобным, а отвечал стратегическим целям и задачам компании. При этом задача делового пространства – также обеспечить сотрудникам оптимальные условия в офисе именно для их типа работы. Эффективная организация офиса решает сразу несколько бизнес-задач: оптимизирует процессы, создает наилучшую рабочую среду, повышает мотивацию и привлекает клиентов. Как следствие, растет производительность труда. В чем сложность и особенности создания офиса по стратегии? Для того, чтобы создать workspace strategy, необходимо выполнить сразу несколько сложносоставных задач. Провести аудит состояния существующего и будущего офисного пространства, если компании требуется релокация, оценить эргономику рабочих зон, собрать и систематизировать все имеющиеся у компании данные о потребностях сотрудников и характере работы, а на их основе разработать опросы и провести серию воркшопов. Всю эту работу для заказчика можно обеспечить в рамках единой услуги и представить в виде детального отчета, включающего в себя аналитическую часть и свод решений по организации эффективного пространства, рекомендации по выбранным типологиям зон нового офиса и примеры их реализации, предложения по меблировке и оборудованию, расчет необходимой площади офиса и планировочные решения для каждой из зон, предварительный бюджет и график выполнения всех работ. Дополнительно стоит интегрировать задание на инженерное и архитектурное проектирование, что в дальнейшем упростит работу над проектом.

Экономический эффект

Стратегия организации эффективного офисного пространства подходит компаниям с любым штатом сотрудников, главная цель — создать для них комфортные условия труда. Заказывать услугу можно и даже нужно отдельно — как первоначальный этап организации пространства для бизнеса. Это позволяет выявить потребность или резервы площадей и помещений, понять, что можно усилить, скорректировать или добавить. Однозначно workspace strategy потребуется уже сейчас тем организациям, которые отличаются быстрыми изменениями, ростом и стремятся в этом потоке не потерять эффективность. Компаниям важно не оказаться в ловушке постоянно расширяющегося штата, сложностей временного размещения проектных групп и морального устаревания офиса. Стратегическое мышление при создании рабочего пространства даст возможность четко обозначить будущие тренды и создать прежде всего комфортный и актуальный офис.

Источник — CRE https://www.cre.ru/analytics/78325