Дорожная карта как эффективный инструмент для проекта организации офисного пространства

Переезд в новый офис либо реорганизация существующего офиса — проекты, с которыми рано или поздно сталкиваются все компании. Для успешной реализации любого проекта нужно не только определить цели и желаемый результат, но также сформулировать этапы и задачи.

Дорожная карта дает понимание стратегии реализации проекта всем участникам проектной команды. Цель составления дорожной карты  — визуализация основных этапов задач с указанием дополнительной информации, например сотрудников, ответственных за каждый конкретный этап, или возможных рисков, возникающих в ходе реализации.

Основные принципы составления дорожной карты рассмотрим на примере проекта переезда компании в новый офис. Кто составляет дорожную карту? Как правило, этим занимается сотрудник, ответственный за проект по переезду компании, получив вводную информацию по целям, бюджету и срокам проекта. После формирования дорожной карты необходимо согласовать ее с участниками проекта и утвердить в соответствии с принятым корпоративным регламентом.

Тип дорожной карты

Для формирования дорожной карты следует определить, какой показатель для проекта в приоритете — содержание или сроки. Например, в случае если компании необходимо переехать не позднее чем через шесть месяцев, рекомендуется составлять карту с детализацией и разбивкой задач не реже чем по месяцам. Такая детализация снизит риск срыва сроков реализации проекта. Если же компания обладает временными ресурсами, тогда достаточно составить карту по этапам проекта, а позднее, когда будет выбрано помещение, актуализировать сроки.

Инструменты для создания дорожной карты

Дорожная карта  — инструмент визуализации основных задач, она должна быть понятной и не перегруженной большим объемом информации. Например, в Microsoft PowerPoint есть инструмент SmartArt, в котором можно легко и быстро создать карту процессов.

Какие этапы включать в дорожную карту?

Дорожная карта отражает все вехи проекта, начиная от выбора нового помещения и предшествующих мероприятий и заканчивая переездом сотрудников в новый офис и, возможно, возвратом помещения предыдущей локации.

Как правило, основные этапы проекта следующие:

• Формирование основных требований к новому офису  (предпроектные исследования, анализ текущих бизнес-процессов и степени занятости рабочих мест).

• Выбор консультанта по подбору помещения.

• Выбор управляющей инжиниринговой компании.

• Выбор помещения и подписание договора аренды.

• Разработка стратегии организации рабочего пространства. Разработка и согласование технических заданий на архитектурное и инженерное проектирование.

• Выбор проектировщика.

• Согласование проектной/ тендерной документации.

• Выбор генерального подрядчика.

• Строительно-монтажные работы.

• Выбор поставщика IT, мультимедиа.

• Выбор поставщика мебели.

• Выбор подрядчика по озеленению.

• Выбор подрядчика на организацию переезда.

• Приемка строительно-монтажных работ.

• Монтаж мебели, озеленение, IT-оснащение и т. п.

• Переезд сотрудников.

На что нужно обратить внимание?

В проект по переезду компании в новый офис, как правило, вовлечены сотрудники различных департаментов, поэтому необходимо сразу указать, на каких этапах необходимо вовлечение представителей ответственных подразделений: ITспециалистов, службы закупок, службы безопасности и других.
Это позволит всем участникам процесса понимать свою роль и ориентироваться в порядке реализации проекта.

В случае если в компании процесс согласования закупок проходит несколько стадий утверждения и может увеличить срок реализации проекта, это следует отразить в карте как соответствующие этапы или возможные риски.

Что дальше?

На основе дорожной карты составляются структурная декомпозиция задач, организационная структура и график проекта — более детальные инструменты, которые помогают реализовать проект эффективно и в намеченные сроки.

Источник: http://admdir.ru/dorozhnaya-karta-kak-effektivnyj-instrument-dlya-proekta-organizatsii-ofisnogo-prostranstva/?fbclid=IwAR030jXX7oWSXkZKsm3BewC7EE2QBNzV1_vZzDMku-5aIYX3zjh3euKmeAo